1) PEMBUKAAN TOUR DOCUMENT

Dokumen Tour merupakan perjanjian antara perusahaan perjalanan yang diwakili oleh wiraniaga dengan pembeli produk jasa tour and travel yang tertuang dalam Tour Itenerary yang telah disepakati bersama antara keduanya. Biasanya tour itenerary hanya memuat hal-hal pokok saja, sedangkan detail keinginan pelanggan lainnya disampaikan secara lisan oleh pelanggan yang kemudian disepakati oleh petugas Sales Marketing yang disebut dengan sales statement.

Hasil kesepakatan lisan atau sales statement tersebut haruslah dicatat oleh petugas sales marketing guna melengkapi tour fasilitas atau kondisi tour dan diwujudkan dalam pelaksanaan kegiatan wisata tersebut. Sebagai contoh, klien membutuhkan komponen transportasi yang bermerk “ Hammam Coach “ keluaran tahun terbaru dengan kondisi terbagus, keinginan pelanggan : pengemudi yang diminta adalah Bapak Fulan. Keinginan yang tidak tercantum dalam lampiran kondisi tour tersebut di’iya’kan oleh petugas sales, maka konsekwensinya adalah mewujudkannya dalam kegiatan tour tersebut.

Sales statement lain misalnya hotel, klien menginginkan bermalam di hotel yang dekat keramaian, Tya City Hotel, dengan viewing room : poolside sejumlah 5 kamar untuk para pembesar group mereka, kemudian tanpa meminta konfirmasi terlebih dulu dengan pihak hotel tersebut petugas sales langsung memberikan garansi bisa (mungkin karena ingin menang tender), maka apapun resikonya pernyataan tersebut harus diwujudkan meski tebusannya adalah over budget.

Kesimpulannya, dokumen tour merupakan perjanjian secara tertulis maupun tidak tertulis yang harus dijunjung tinggi oleh perusahaan perjalanan guna memperoleh kondisi penjualan terbagus : kepuasan pelanggan.

Dokumen tour meliputi : Surat Penawaran, Tour Program, Tour Quotation Awal hingga Deal, Sales Statement dan Surat Perjanjian Kerja ( MOU ) yang ujung-unjungnya adalah kewajiban perusahaan perjalanan untuk menyediakan komponen industri pariwisata sesuai kebutuhan dan keinginan pelanggan selama kegiatan tour berlangsung.

2) KOORDINASI

Perusahaan perjalanan senantiasa melibatkan lebih dari lima pihak atau individu lainnya baik internal maupun external perusahaan. Sikap saling menerima dan memberi antara satu dan lainnya sangat kental dijenis perusahaan jasa ini yang kesemuanya bertujuan sama, yaitu memperoleh keuntungan setelah memberikan pelayanan perjalanan yang memuaskan pelanggan.

Koordinasi internal dimaksudkan guna terciptanya kelerasan dan keseimbangan pekerjaan dalam pemenuhan kebutuhan perjalanan para pelanggannya. Koordinasi yang baik akan menciptakan suasana kantor yang nyaman dan menyenangkan bagi individu yang terlibat didalamnya sehingga semangat dan produktifitas karyawan akan meningkat.

Empat divisi atau unit kerja : marketing, keuangan, tour manager dan pimpinan perusahaan menjadi kunci utama dalam mewujudkan pemenuhan kebutuhan sesuai dengan keinginan pelanggan seperti yang tercantum dalam dokumen tour. Intinya adalah komunikasi yang komunikatif diantara keempat unit kerja tersebut.

Unit kerja Sales Marketing sebagai ujung tombak perusahaan dituntut untuk memenuhi target penjualan. Maka dalam upayanya mereka sering memberikan pernyataan-pernyataan untuk memudahkan transaksinya. Mereka terkadang lupa dengan misi perusahaan : keuntungan, sehingga tanpa disadarinya mereka memberikan sales statement yang mengharuskan perusahaan untuk mengeluarkan biaya yang lebih banyak guna pemenuhan kewajibannya terhadap pelanggan.

Unit kerja keuangan sebagai penyelamat keuangan perusahaan senantiasa berpikir tentang berhemat dalam pengeluaran guna kelancaran arus cashflow perusahaan. Sehingga mereka terbiasa untuk menekan biaya sekecil-kecilnya dalam pengeluaran guna mencapai keuntungan yang lebih besar.

Tour Manager, merupakan seseorang yang bertanggungjawab terhadap perusahaan dan pelanggan, posisinya berada ditengah-tengah diantara keduanya. Satu sisi ia ingin memberikan yang terbaik bagi perusahaan, sisi lain ia juga tidak ingin mengecewakan konsumennya. Sehingga dalam situasi seperti inilah ia dituntut untuk berperilaku profesional ; analisis dan keputusan yang tepat.

Pimpinan perusahaan, hampir sama dengan Tour Manager, ia berdiri diantara karyawan perusahaan, pelanggan dan komisaris. Kebijakan yang keliru akan berakibat fatal bagi perusahaan. Ia harus memutuskan sesuatu yang diambil dari berbagai kepentingan dan sudut pandang masing-masing individu yang terlibat didalamnya ; berwawasan luas dan berkepala dingin sebagai kunci utamanya.

Adapun isi dan materi koordinasi adalah pembahasan dokumen tour yang dibuat tour manager berdasarkan masukan dari petugas sales marketing yang bertujuan menetapkan penganggaran dan teknis pelayanan.

Dalam penganggaran berisikan tentang penelaahan biaya yang tertuang pada tour quotation dengan confidential tariff atau contract rate masing-masing industri yang terkait. Kemudian dibuat draf anggaran sebagai acuan negosiasi dengan industri terkait. Sebagai contoh, harga kamar STD Tya City Hotel dalam kontrak tertera Rp.250.000/r/n/ABF-IBF dikondiskan dengan harga Rp.225.000/r/n/ABF-IBF dalam anggaran. Dalam hal ini fungsi bagian reservasi sangat penting dalam meyakinkan pihak hotel agar bisa membantu kondisi tersebut.

Dalam teknis pelayanan yang dibahas adalah bagaimana menyusun poin-poin penting dalam penyelenggaraan, misal siapa dan bagaimana tamu yang akan dibawa, sejauhmana kebutuhan jasa-jasa pariwisata lainnya, penempatan dan special service untuk siapa saja, siapa yang pantas dan cocok bertindak sebagai tour guide untuk group tersebut dan lain sebagainya.

3) SERAH TERIMA TUGAS

Setelah pekerjaan pembuatan dokumen tour dan koordinasi dilakukan, selanjutnya pimpinan perusahaan menyusun pembagian tugas dan pekerjaan kepada staff bawahannya untuk melaksanakan tanggungjawab pekerjaan yang berkaitan dengan penyelengaraan tour.
Pada intinya hal ini merupakan proses pembagian kerja kedalam tugas-tugas yang lebih kecil, membebankan tugas-tugas itu kepada orang yang sesuai dengan kemampuannya, dan mengalokasikan sumber daya manusia ( SDM ), serta melakukan koordinasi dalam rangka efektivitas pencapaian tujuan organisasi. Hal tersebut di atas dapat dituangkan dalam bagan proses pengorganisasian sebagai berikut : PERINCIAN PEKERJAAN » PEMBAGIAN PEKERJAAN » PENYATUAN PEKERJAAN » KOORDINASI PEKERJAAN » REM ( RECORDING EVALUATING & MONITORING )

Dengan demikian diketahui bahwa unsure-unsur dasar pembentuk organisasi ada beberapa yaitu pertama, Adanya tujuan bersama, kedua adanya dua orang atau lebih, ketiga adanya pembagian kerja yang jelas, keempat adanya kerja sama yang baik. Sedangkan M. Bukhori Dkk menyebutkan bahwa pada hakekatnya pengorganisasian itu menyangkut empat hal yang lebih mudahnya disebut dengan WERE (Work, Employee, Relation, Environmen).

Dalam teknis pelayanan yang dibahas adalah bagaimana menyusun poin-poin penting dalam penyelenggaraan, misal siapa dan bagaimana tamu yang akan dibawa, sejauhmana kebutuhan jasa-jasa pariwisata lainnya, penempatan dan special service untuk siapa saja, siapa yang pantas dan cocok bertindak sebagai tour guide untuk group tersebut dan lain sebagainya.